Le CH Dunkerque et Hospivision

Depuis combien de temps utilisez-vous Hospivision ?


Nous nous sommes lancés dans la construction d’un système d’information décisionnel courant 2015. Le temps de recruter un professionnel dédié à cette mission, de définir notre besoin et d’effectuer les mises en concurrence en lien avec les autres établissements du territoire, nous utilisons Hospivision depuis 2016.

Pourquoi avez-vous décidé de mettre en place une plateforme décisionnelle transverse ? Quelle a été la genèse du projet ?


Comme dans beaucoup d’établissements, l’équipe de contrôle de gestion était très fortement mobilisée par le recueil et la production d’informations pour renseigner les différents tableaux de bord et ne dégageait pas suffisamment de temps pour l’analyse de ces données, en lien avec les pôles. Le temps de produire les données, celles-ci étaient déjà obsolètes et ne répondaient, de ce fait, pas aux attentes des pôles et aux engagements pris dans les contrats de pôle de produire des tableaux de bord de suivi dans un délai adapté. En faisant le choix de développer un système d’information décisionnel, l’établissement a souhaité sécuriser et automatiser la production de l’information et permettre le croisement de données pour développer des indicateurs plus précis, et ce dans le respect des objectifs du domaine n°5 d’Hôpital Numérique (D5.1 – Production du tableau de bord de pilotage médico-économique fondée sur un S.I. alimenté des données de production, D5.2 – Tableau de bord de pilotage infra-annuel par pôle ou entité corrélant des indicateurs sur l’activité, la performance financière, les ressources humaines et la qualité, produit dans un délai de trois mois post période et D5.3 – Utilisation du tableau de bord de pilotage dans le cadre du pilotage de l’établissement).

Quels apports y voyez-vous par rapport aux outils BI des logiciels métiers déjà implantés au CHD ?


Le système d’information de l’établissement en 2015 était un système de 1ère génération : les principales fonctions étaient informatisées mais peu de logiciels métiers comportaient des outils de BI. Le déploiement d’Hospivision nous a ainsi permis de disposer de données informatisées mais surtout d’un « lieu » centralisé où trouver toutes les informations permettant le suivi du fonctionnement de l’établissement (GEF, GAM, PMSI, dossier de soins, RH, laboratoire, imagerie, bloc, qualité, urgences) et où pouvoir croiser des données issues de différents domaines fonctionnels (ex : délai moyen de prise de rendez-vous des primo-consultants : les consultations sont issues de CLINICOM tandis que les dates de prises de rendez-vous proviennent d’HÔPITAL MANAGER).

Au fur et à mesure des changements de logiciels, des outils de BI sont apparus, mais ils ne permettent pas une restitution dans un portail unique et sous un format homogène : l’intérêt de plateformes telles que celle développée par le Groupe PSIH réside aussi dans la possibilité de diffuser la même information validée selon le même format et la même définition que ce soit à la direction, aux pôles et services ou aux experts fonctionnels.

Comment s’intègre Hospivision dans le dialogue de gestion ? Quels usages pratiques pouvez-vous nous citer en tant que DAF ?


Nous avons plusieurs usages d’Hospivision :

  • À l’échelle de l’établissement nous prenons appui sur les requêtes co-construites avec les directions fonctionnelles pour assurer le suivi budgétaire infra-annuel de l’établissement et effectuer les projections budgétaires, notamment pour l’EPRD.
  • Hospivision nous permet également de préparer les dialogues de pôles, qui se tiennent 3 à 4 fois par an, sur la base de données déjà connues de l’encadrement médical et soignant. A terme, l’objectif est de se passer de tout autre support en réunion et de naviguer en direct sur les différents portails pour mettre en avant les points saillants et dialoguer autour des différents indicateurs relevés.
  • Hospivision nous est également très utile pour renseigner un certain nombre d’enquêtes, et notamment la SAE.

Quel est selon vous l’avenir du décisionnel dans les établissements de santé dans le cadre des annonces du Ségur notamment ? Envisagez-vous de travailler sur les parcours avec la solution Hospivision par exemple ?


L’établissement devra s’adapter aux enjeux liés aux nouveaux modes de rémunération qui vont se développer, en particulier le financement des parcours de soins. Les outils décisionnels, sous réserve de l’accès aux données relatives aux patients concernés, pourront permettre d’identifier ces parcours et d’assurer leur suivi. Au gré des enjeux en matière de pertinence des soins, des indicateurs spécifiques à cette thématique pourront être développés, issus notamment des informations contenues dans le dossier patient, croisées avec des indicateurs d’activité.

Quelles ont été les étapes du projet ?


Avant mon arrivée au CHD, en septembre 2015, le décisionnel était quasi inexistant. Les contrôleurs de gestion avaient beaucoup de difficultés à récupérer des données, souvent à partir des logiciels opérationnels, nécessitant l’aide du personnel de la DSI. Ils étaient contraints de consacrer beaucoup de temps à produire les données et, de ce fait, en avaient peu pour les analyser. Tout était réalisé via EXCEL, et il fallait recommencer à fréquence régulière.

J’ai été recruté pour pouvoir palier cela. Sachant que dans l’établissement, personne n’avait de compétences techniques en matière d’informatique décisionnelle, ma première tâche a été de préciser tout le potentiel d’un S.I.D. pour affiner le besoin en fonction des différents outils disponibles et retenir les solutions techniques adéquates.

Les CH de Dunkerque et Calais se sont associés pour rédiger un appel d’offres qui consistait en l’acquisition d’un entrepôt de données, d’outils de restitution, et de service pour développer des séries d’indicateurs selon plusieurs thèmes fonctionnels (dépenses, recettes, consommations, RH, dossier patient, PMSI, qualité, urgence).

Se sont ensuite enchainés les développements par PSIH autour des différents volets fonctionnels que le CHD souhaitait couvrir. Cela s’est prolongé durant deux années environ. A cette époque, seuls les référents métiers avaient accès aux données.

Une fois les indicateurs en service, à partir de mai 2019, je me suis attaché à les diffuser aux pôles et services par l’intermédiaire de portails. Chaque pôle a été rencontré afin d’identifier ses besoins sur la base de ce premier catalogue d’indicateurs disponibles, et pour chaque spécialité médicale de ces pôles, un portail a été créé permettant de suivre leur activité (activité PMSI, dépenses, recettes, imagerie, laboratoire, suivi du personnel médical et non médical, fiches d’événements indésirables, procédures). Au total, une trentaine de portails ont été créés. Cette démarche s’est étalée jusqu’à maintenant avec la finalisation du dernier portail pour le service des urgences.

Mon profil, qui est une particularité organisationnelle pour un établissement de santé, a permis de développer des indicateurs internes complémentaires soit sur des domaines fonctionnels déjà couverts soit sur des domaines priorisés en second par rapport au besoin initial (indicateurs de suivi des consultations, du bloc opératoire, de l’imagerie et du laboratoire).
En effet, le Groupe PSIH, conscient de notre spécificité et de nos compétences techniques internes, nous a autorisé à développer des indicateurs en interne pour les croiser avec ceux qu’elle avait développé.

L’avantage de la solution proposée par la société PSIH est qu’elle permet d’y intégrer des indicateurs développés en internes avec ceux qu’elle a développé pour nous, et de les croiser.

Au fur et à mesure de leur mise à disposition, j’ai intégré ces indicateurs dans les portails déjà existants.

Pouvez-vous nous rappeler les chiffres clés de la plateforme (nombre de portails créés et déployés, utilisateurs, métiers différents, nombre de domaines…)


Actuellement 10 domaines fonctionnels sont couverts :

  •  G.E.F (prévisions budgétaires, charges, produits, immobilisations, consommations, commandes…),
  • Ressources humaines,
  • Dossier patient (qualité, rendez-vous, comptes rendus),
  • G.A.M. (consultations, occupation des lits, journées),
  • Qualité (fiches d’événements indésirables et procédures),
  • Urgences,
  • PMSI,
  • Imagerie,
  • Bloc opératoire,
  • Laboratoire.

33 portails par spécialité médicale ont été créés et déployés, représentant environ un total de 3 200 requêtes, et 6 portails par fonction/métier (ressources humaines non médicales, ressources humaines médicales, PMSI, imagerie, bloc opératoire, laboratoire), représentant environ 800 requêtes, ont également été mis en service.

128 utilisateurs sont référencés dont une trentaine utilisent très régulièrement BI QUERY et/ou PORTAL. La période actuelle est en effet peu propice à l’analyse comparée de l’activité entre deux exercices, qui constitue l’essence des indicateurs par services : une campagne de communication pour promouvoir de nouveau les différents portails sera programmée en sortie de crise.

Pourquoi avoir fait appel à PSIH alors que vous aviez vous-même la compétence décisionnelle ?


En moyenne, pour couvrir les développements autour d’un domaine fonctionnel, il faut compter entre quatre à six mois environ (expression de besoin avec les référents utilisateurs, rédaction des spécifications, développement, validation, diffusion).

Si j’avais dû développer seul l’ensemble des domaines initialement couverts pour disposer de tableaux de bord déjà étoffés (dépenses, recettes, consommations, ressources humaines, dossier patient, PMSI, qualité, urgence), le système aurait mis beaucoup plus de temps à être mis en place et aurait provoqué un effet tunnel pour les utilisateurs mobilisés lors de la phase de définition du besoin.

Quels conseils pourriez-vous donner à ceux qui démarrent un projet décisionnel ?


Il me semble important qu’une personne ayant une maîtrise des systèmes d’informations décisionnels soit dédiée à plein temps sur ce projet même si je reconnais que c’est complexe pour un établissement de recruter un agent de ce profil, mais parce que cela conditionne la réussite d’un tel projet.

En effet, il faut une personne qui puisse effectuer l’interface entre le métier (praticiens, cadres, chefs de pôles ou de services, experts fonctionnels) et l’équipe de développement, en l’occurrence PSIH. Chacun emploie son langage propre, et l’une de mes principales actions est de comprendre le besoin des premiers pour les transmettre au second, ou encore de comprendre les problématiques techniques rencontrées par les seconds pour les retranscrire aux premiers.

Mon rôle est aussi de pouvoir communiquer avec la DSI et les éditeurs de logiciels opérationnels pour obtenir les accès aux données qui sont nécessaires.

De plus, que ce soient les praticiens, les cadres, les chefs de pôles, de services ou les experts fonctionnels, leurs emplois du temps sont très chargés ; ils ont peu de temps à consacrer au SID. Mon rôle est de les décharger au maximum en concentrant et préparant les questions, et en allégeant leur tâche sur la validation (voir question suivante).

Par ailleurs, la plupart des évolutions demandées par les utilisateurs peuvent être réalisées très rapidement et facilement. Si l’établissement ne disposait pas d’un responsable du système d’information décisionnel, cela obligerait systématiquement l’établissement à passer par PSIH. Outre le coût, en fonction du plan de charge programmé du Groupe PSIH, et des spécificités des évolutions demandées, le délai serait parfois trop important pour les utilisateurs s’ils ne disposaient pas d’un responsable dédié au système d’information en interne.

De même, les utilisateurs ont parfois des questions sur l’utilisation des outils PSIH, ou par rapport aux données qu’HOSPIVISION restitue. Pouvoir leur répondre rapidement est un vrai plus.

Enfin, mon rôle est aussi de suivre la bonne production des indicateurs. Cela passe par le suivi des exploitations au quotidien, mais également par le fait d’être informé de la montée de version d’un logiciel ou du changement d’un logiciel, afin d’en avertir PSIH et de réaliser le travail de coordination.

Quelle a été votre stratégie pour une recette active avec les métiers ?


La validation est une étape indispensable pour le succès d’un système décisionnel. Il permet aux utilisateurs d’avoir une confiance totale dans les données restituées. Cependant il n’est pas évident pour un service de pouvoir libérer une ressource, parfois plusieurs jours, pour pouvoir réaliser ce travail.

Aussi, au CHD, il a été choisi que je réalise la première phase de la recette. Je m’assure que tout ce qui a été demandé est livré, fonctionnel et restitue des résultats cohérents en première apparence (par exemple, en caricaturant, un indicateur qui dirait que le CHD n’emploie que deux médecins). Donner trop vite la main au métier peut avoir un effet négatif sur la future utilisation, notamment si des cas comme l’exemple précédemment cité se produisent. J’essaye de valider le plus finement possible en fonction de mes connaissances fonctionnelles pour ne pas monopoliser les experts métiers qui ont d’autres missions plus prioritaires, mais aussi pour qu’ils se sentent vite rassurés sans constater d’éventuelles aberrations qui peuvent toujours survenir.

Une fois cette action réalisée, le métier prend le relai, en allant encore plus dans le détail. Cela permet de relever des cas particuliers non traités, qui souvent n’ont pas été mentionnés initialement, tout simplement, parce que personne n’y a pensé.

Fort de votre expérience, que feriez-vous différemment dans le projet ?


Tout d’abord, réaliser la validation telle que je l’ai décrite précédemment.

Initialement, ce n’est pas ainsi que nous avons procédé, avec les conséquences que j’indiquais. Nous nous sommes néanmoins vite adaptés.

Nous nous sommes aperçus au fil du projet qu’il est important de bien définir la partie contractuelle et tout ce qui concerne la maintenance pour éviter des tensions inutiles.

Par ailleurs, il aurait fallu prévoir que parfois, lors des expressions de besoins pour la réalisation des indicateurs par PSIH, les référents métiers peuvent oublier de mentionner des cas particuliers : soit ils n’y pensent pas, soit c’est évident pour eux car c’est leur quotidien, mais cela ne l’est ni pour moi, ni pour PSIH. Cela peut engendrer un coût financier complémentaire, ou une charge supplémentaire pour PSIH.

Enfin, lors d’un changement de logiciel source, le nouvel applicatif peut être déployé initialement sans données ou sans couvrir l’ensemble des fonctionnalités (ex : lors du démarrage du nouveau logiciel de gestion RH, nous n’avions pas encore de données sur la paye le 1er mois). Un démarrage trop rapide d’une migration peut entraîner des oublis, car il est impossible de vérifier des indicateurs sur la base de données qui n’existent pas encore. Il faut donc trouver le juste milieu entre un démarrage trop rapide d’une migration et laisser trop longtemps les utilisateurs sans possibilité de restitution sur le domaine concerné.

Quelles sont les prochaines étapes du décisionnel Hospivision ?


L’établissement va organiser de nouvelles réunions de présentations des portails par spécialités médicales pour en augmenter l’utilisation, la crise sanitaire en ayant quelque peu freiné le déploiement. Le CHD va également intégrer dans ses portails des indicateurs d’objectifs d’activité pour les comparer directement aux réalisations, et développer des indicateurs de contrôle de la valorisation de l’activité externe ainsi que des indicateurs qualité complémentaires.

L’établissement souhaite monter en charge, via le système d’information décisionnel, pour outiller la pharmacie et le DIM afin de favoriser l’analyse croisée de l’évolution des consommations en lien avec l’activité.

Quels usages pratiques pouvez-vous nous citer ?


Lorsque nous avons changé le logiciel du laboratoire et opté pour KALISIL en 2016 nous avons notamment apprécié l’outil de requêtage intégré dans la solution, qui nous a fait gagner du temps en rendant les informations plus facilement accessibles qu’auparavant. Son utilisation ne permettait toutefois pas la diffusion automatisée de ces informations à nos interlocuteurs, ce qui nous obligeait chaque mois à extraire les données souhaitées, à les agréger, les mettre en forme et à les diffuser par mail dans des tableaux Excel.

Nous avons donc fait le choix de développer dans le système d’information décisionnel un portail dédié au laboratoire de biologie et, dans le portail de chaque spécialité, une page dédiée à la biologie, avec l’appui technique de M. DITILYEU. La grande volumétrie traitée impacte le chargement de données, qui peut être un peu plus lent – et nous n’avons plus l’habitude d’attendre avec l’informatique – mais nous apprécions le côté sur mesure de ces portails. La production automatique des données, selon le rythme souhaité, nous fait gagner beaucoup de temps au quotidien, et sécurise les données restituées grâce à la permanence des méthodes. Nous n’avons plus besoin de faire certains regroupements d’informations manuellement pour les consolider et nos interlocuteurs ont la garantie de disposer de façon régulière des informations dont ils ont besoin, par exemple pour la présentation de l’activité chaque mois en Directoire ou pour le suivi des consommations de B et BHN en réanimation.

En tant que responsable de service, je m’en sers plusieurs fois par semaine, notamment pour préparer des présentations relatives à l’activité de biologie (par exemple le suivi hebdomadaire des tests PCR réalisés dans le cadre de la crise sanitaire), pour lesquelles les tableaux et les graphiques n’ont plus qu’à être copiés et intégrés dans PowerPoint. La présentation visuelle est conviviale et le côté dynamique du portail est très utile. En un clic je peux par exemple appliquer un filtre pour ne restituer que les informations relatives aux examens de biologie externalisés auprès d’un autre laboratoire. Je regarde également très régulièrement les demandes d’examens des différents services. Au besoin je procède à des extractions sous Excel pour ajouter des filtres, supprimer des colonnes, retravailler les données en fonction de mes besoins. Disposer de ces informations va nous permettre de renforcer le dialogue clinico-biologique, notamment en bureau de pôle, afin d’analyser plus finement, sur la base de données étayées, l’évolution des prescriptions de biologie.

Lors de la revue de direction annuelle du laboratoire, nous prenons appui sur les données contenues dans le portail qui nous est dédié. En tant que cadre je l’utilise par exemple aussi pour le suivi de l’absentéisme et des mensualités de remplacement, ou de façon ponctuelle afin de disposer de la pyramide des âges dans le cadre de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

La prochaine étape consistera à intégrer dans les portails des pôles les données relatives aux non conformités qu’en tant que cadre de santé j’envoie encore actuellement par mail à chaque service tous les trimestres. Nous aimerions également automatiser, dans le cadre de l’accréditation COFRAC, le suivi des indicateurs du critère d’habilitation et de maintien des compétences avec le temps passé par technicien de laboratoire sur chaque paillasse, afin de nous assurer du maintien des compétences.

Hospivision au CH Dunkerque en chiffres


33

Portails par spécialité médicale

4000

Requêtes

10

Domaines couverts

128

Utilisateurs